In de jaren dat ik nu als organizer werk, zijn me een aantal dingen opgevallen. Een daarvan is dat bijna al mijn klanten behoorlijk perfectionistisch zijn. Een tweede opvallend verschijnsel is dat veel klanten die last hebben van hun financiële chaos, in min of meerdere mate last hebben van wat ik noem ‘telefoonangst’.
Bij sommige klanten openbaart zich dit enkel in het niet durven bellen als ze post krijgen waar ze niets van snappen, maar sommigen gaan zelfs zo ver dat ze hun post niet eens meer openmaken.
Veel van die klanten zijn geholpen als ik voor ze ga bellen en zo weer een beetje opheldering kan geven over facturen en belastingen die al dan niet terecht zijn. Soms blijkt inderdaad dat er iets niet goed is aan bijvoorbeeld een belastingaanslag, omdat gegevens nog niet verwerkt zijn, of stukken niet op de goede plek zijn aangekomen.
In plaats van niet te bellen en hopen dat het vanzelf goed komt, kun je er dan beter even wat tijd en energie in steken. In veel gevallen durven mensen het minst goed te bellen als het gaat om onderwerpen als verzekeringen, pensioenen en belastingen. Onderwerpen die veel mensen toch als lastig ervaren.
Voor die mensen heb ik de volgend tips:
1. Verzamel eerst zo veel mogelijk stukken rondom het onderwerp waarover je gaat bellen. Zorg dat je bijvoorbeeld je aangifte, eerdere belastingaanslagen en of voorlopige aanslagen bij de hand hebt. De kans is groot dat de ander daar in het telefoongesprek naar verwijst, of bijvoorbeeld bedragen noemt uit eerdere aanslagen.
2. Noteer alle vragen die je hebt over het onderwerp op papier. Daardoor voorkom je dat je na je gesprek weer terug moet bellen, omdat je nog iets bent vergeten te vragen. Wat vaak betekent dat je ook weer lang in de wacht moet staan.
3. Begin je gesprek met de ander door te zeggen dat je van het onderwerp weinig kaas hebt gegeven en dat je het op prijs zou stellen als die ander even de tijd wil nemen om je het een en ander uit te leggen. Door dit duidelijk aan te geven, doet de andere partij vaak extra zijn best om zo duidelijk mogelijk je vragen te beantwoorden en zal ook regelmatig checken of je het begrepen hebt. Bedenk je dat die ander meestal betaald wordt om jouw vragen te beantwoorden!
4. Noteer alle antwoorden kort op papier, terwijl je aan de telefoon bent. Ook als jij het niet helemaal begrijpt, heb je misschien wel familie of vrienden die aan de hand van je antwoorden een ander voor je kunnen verduidelijken.
5. Als je er samen niet uitkomt, vraag dan iemand anders of hij/zij voor jou nog een keer wil bellen, of huren budgetcoach in die verstand heeft van dat soort zaken.
6. Gaat er iets niet helemaal zoals het moet en wil je een klacht indienen, lees dan de tips uit “Een klacht, hoe zorg ik dat ik serieus wordt genomen“.
Wil je tips voor het telefonisch afmaken van betalingsregelingen, lees dan hier verder.
© 2013 Cinthia Zijderveld – Time 2 Organize
Wil je dit artikel geheel of gedeeltelijk gebruiken voor je eigen artikel op het internet of in een tijdschrift, dan mag dat als je ook een werkende link opneemt naar time2organize.nl