Opschonen admininstratie
Het oude jaar is alweer bijna ten einde en dus een goed moment om oude administratie en dergelijke op te schonen.
Het grootste probleem van veel van mijn klanten is dat ze het organizen van hun spullen heel breed zien. Belangrijk is dat je niet in een dag je hele administratie hoeft te organizen. Voor iedereen die bang is dat het opschonen van zijn administratie alleen maar tot meer chaos leidt, heb ik een stappenplan gemaakt. Als je deze volgt, kan het bijna niet mis gaan.
Mentale voorbereiding
Stap 1: Speelt zich voornamelijk af in je hoofd. Bedenk je van te voren wat er allemaal opgeschoond zou moeten worden. Dit kun je het beste op de plek doen waar je administratie zich bevindt. Door het te zien, wordt het makkelijker om te bedenken wat er allemaal zou moeten gebeuren.
Kleine stukjes
Stap 2: Als het opschonen van je administratie een hele grote klus is die veel tijd vergt, hak deze klus dan in stukjes. Zorg dat je al deze kleine klusjes op papier schrijft en kies er elke dag een uit die je gaat doen. Je kunt denken aan het opschonen van het postvakje ‘binnengekomen post’ of de map hypotheken, of verzekeringen.
Genoeg tijd
Stap 3: Zorg dat je een taak kiest waarvan je op het moment dat je eraan begint, ook weet dat je genoeg tijd hebt om hem af te maken. Als je denkt dat de klus te groot is, begin er dan niet aan en kies een andere klus. Begin niet met het overhoop trekken van een kast als je weet dat je over een uur naar je werk moet.
Bewaren/weggooien?
Stap 4: Bedenk je tijdens je opruim werkzaamheden steeds, moet ik dit bewaren of kan het ook wel weg? Stel je begint met je map verzekeringen. Loop deze eens door en kijk of er nog oude polissen in zitten die al niet meer geldig zijn. Misschien zit je map wel vol met oude polisvoorwaarden en brochures. Verwijder deze uit de map en bedenk dat de meeste voorwaarden op internet terug te vinden zijn als je ze nodig mocht hebben. Als privé-persoon heb je geen officiële bewaarplicht, alhoewel het wel handig kan zijn om sommige stukken wat langer te bewaren.
Soms kom ik mensen tegen die over alle jaren dat ze in loondienst hebben gewerkt, de loonstrookjes nog hebben. Als je deze wil bewaren, kies er dan niet voor om er van elk jaar elke maand te bewaren, maar bijvoorbeeld alleen die van de maand januari. Stel je voor dat je op wereldreis zou gaan, wat zou je dan bewaren?
Streep weg
Stap 5: Streep elke taak die je volbracht hebt, hoe klein ook, weg op je things to do lijst. Niets voelt zo lekker als dingen weg kunnen strepen die je hebt gedaan. Zeker als het iets is waar je heel lang tegenop hebt gezien.
Beloon jezelf
Stap 6: Beloon jezelf. Mensen zijn altijd zo streng voor zichzelf. Wat is er mis mee om jezelf een beloning in het vooruitzicht te stellen als je een klus afgehandeld hebt? Je zult zien dat je beter gemotiveerd bent als je daarna lekker op de bank mag zitten om te genieten van een kop koffie en een tijdschrift.
Verzamelen voor de aangifte
Stap 7: Verzamel in de laatste maand van dit jaar en de eerste maanden van volgend jaar alle stukken die je nodig hebt voor het doen van aangifte inkomstenbelasting bij elkaar in één plastic mapje. Tegen de tijd dat je dan aangifte gaat doen hoef je al deze stukken dan niet meer bij elkaar te zoeken. Hierdoor wordt het invullen van je aangifte volgend jaar een fluitje van een cent.
Meer lezen over time-management? Lees ook “Zorg dat DERK je beste vriend wordt”.
Wil je reageren op dit artikel, graag.
©2013 Cinthia Zijderveld – Time 2 Organize
Wil je dit artikel geheel of gedeeltelijk gebruiken voor je eigen artikel, op het internet of in een tijdschrift, dan mag dat als je ook een werkende link opneemt naar time2organize.nl