Organizing
Organizing, ofwel het aanbrengen van structuur, wordt door veel van mijn klanten als moeilijk ervaren. Zo ook mijn klant Saskia, een vouw met een eigen bedrijf. Ze belde mij met de vraag of ik haar zou kunnen helpen bij het organizen van haar werkkamer. In de afgelopen crisis jaren had ze van een deel van haar personeel afscheid moeten nemen om het bedrijf niet failliet te laten gaan. Als gevolg hiervan had ze steeds meer taken op zich genomen en was ze steeds meer uren gaan maken. Hierdoor was haar administratie thuis wat in het slop geraakt. Saskia wilde graag hulp bij het organizen van haar werkkamer en haar privé administratie.
Schaamte
Na het intakegesprek liet Saskia me met enige schaamte haar werkkamer zien. Ik zag een aantal stapels op een bureau en wat plastic zakken, maar de chaos viel mij in elk geval heel erg mee. Aan de telefoon had ze me laten weten dat het echt heel erg was en dat we daar niet in een dag van zes uur mee klaar zouden zijn. Ik stelde Saskia gerust en vertelde haar dat deze organizing klus heel erg meeviel en dat ik dacht dat we de klus in een dag zouden kunnen klaren. Daar klaarde ze van op.
Doolhof
Saskia bleek een grote, ruime inbouwkast te hebben die volstond met ordners. Op de rug van elke ordner stond een omschrijving van wat er in zat. Het eerste wat me daarbij opviel is dat Saskia mappen op thema had, dus mappen met daarin bijvoorbeeld verzekeringen. Ook had ze ook een aantal mappen die ze privé noemde. In zo’n privé map zaten dan bankafschriften en rekeningen, zorgverzekeringen en nog een aantal andere zaken bij elkaar in een map. Ook had ze nog een tweetal A,B,C-mappen. In deze mappen bewaarde ze rekeningen maar ook stukken van de kinderen en bijvoorbeeld diploma’s van haarzelf.
Systeem
Ik vroeg haar hoe ze tot dit systeem van indelen gekomen was. Saskia vertelde me dat ze het moeilijk vindt om structuur aan te brengen in dingen. Elke keer dat ze ergens iets las over een nieuw organizing systeem, ging ze dat uitproberen. De oude mappen liet ze meestal staan en dan begon ze vanaf dat moment een nieuwe indeling. Soms gebruikte ze dan ook nog haar oude mappen zoals bijvoorbeeld voor haar verzekeringen. Met als gevolg dat ze nu meerdere systemen door elkaar hanteerde en dat ze het nu helemaal niet meer wist wat een goed manier van opbergen was. Haar organizing systeem was inmiddels als een huis waar je elke keer een stukje aanbouwt, zonder rekening te houden met wat er al staat. Het was een gedrocht geworden! En Saskia was volledig de weg kwijt in haar eigen systeem.
Basisregels organizing
Ik ben met Saskia aan de slag gegaan, nadat ik haar de drie basisregels van organizing verteld:
1. Er bestaat geen goed of slecht systeem. Een systeem is alleen slecht als het niet bij je past of als je het niet strikt hanteert. Als het je niet lukt om tot een systeem te komen, kan dat ook te maken hebben met je perfectionisme. Het perfecte systeem bestaat niet. Lees daar meer over in “Perfectionisme een vloek of een zegen“.
2. Wees consequent als je een systeem toepast. Voorkom dat je elke keer moet denken of je een document nou in map A of map B moet opbergen.
3. Keep it simpel. Kies voor zo min mogelijk verschillende mappen en splits zaken niet te ver uit. Een map met verzekeringen is duidelijk als daar ook echt alle verzekeringen in komen en niet een deel van de verzekeringen in de map privé terecht komt.
Uiteindelijk koos Saskia voor een systeem op thema.
We hebben vijf thema mappen gemaakt
1. Banken
2. Verzekeringen
3. Kinderen
4. Rekeningen/Garantie
5. Zakelijk.
De rekeningen map werd op alfabet gedocumenteerd, omdat Saskia dat de meest logische keuze vond. Oude documenten werden verwijderd en aan het eind van de dag waren (bijna) alle stukken opgeborgen in een duidelijk en simpel systeem. Alle losse stapels werden opgeruimd en na deze klus zag de kamer er al een stuk opgeruimder uit.
Maak keuzes
Alleen die tasjes, wat zat daar dan toch allemaal in? Saskia had de gewoonte om van elke reis die ze maakte (en dat waren er nogal wat per jaar) een tasje te maken. In dat tasje zaten dan alle kaartjes en folders van dingen die ze op vakantie had gedaan en gezien. Daar wilde ze ooit nog wat mee doen. Een album maken of zo, of een plakboek. Er lagen in de kamer minstens tien tasje met dat soort papieren en die waren allemaal van reizen die ze in het afgelopen jaar had gemaakt.
Saskia had me verteld dat ze bijna 60 uur per week werkt. Ik vroeg haar dan ook wanneer ze dit wilde gaan doen? Uiteindelijk zag ze in dat ze hier waarschijnlijk nooit tijd voor zou hebben. Ze heeft de tasjes uitgepakt en van elke vakantie een paar dingen in een herinneringendoos gestopt. Ze weet nu waar het ligt en het voelde voor haar ontzettend bevrijdend om niet de hele tijd geconfronteerd te worden met dingen die ze nog moest doen. Organizing is niet moeilijk als je je aan de regels houdt :-)
En heb je dan eenmaal een goed werkend systeem, dan is het een kwestie van bijhouden. Hoe dat lees je in “Administratie, eindejaarsschoonmaak in 7 stappen”.